RECOLECCION DE DATOS
1. La Recolección de datos
a. Concepto
Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
Se refieren al uso de técnicas e instrumentos para recopilar la información acerca de un determinado tema que es objeto de investigación.
Es una de las tareas más importantes en la etapa del análisis de sistemas de información pues de ellas depende el proyecto que se deba desarrollar.
b. Técnicas
Las técnicas más utilizadas en la recolección de datos suelen ser cuatro
- Entrevista
- Encuesta
- Observación
- Sesión de grupo
LA ENTREVISTA.
Una entrevista es un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un periodista hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado) el cual deben ser personas relacionadas de alguna manera con la organización, el sistema actual o el sistema propuesto.
Se utilizan para obtener información de forma verbal, a través de preguntas, acerca de las necesidades de la organización.
El entrevisado: deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.
El entrevistador: es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la entrevista.
La entrevista es también información y reportaje, las entrevistas pueden ser reales o imaginarias.
Las reales presentan a una o más personas reales que responden a una serie de preguntas formuladas por un entrevistador.
Las imaginarias son las que una persona adopta el papel del entrevistado artista, escritor y el otro el de entrevistado puede ser un personaje histórico o literario, y el entrevistador es el mismo o algún otro personaje.
PREPARACION DE LA ENTREVISTA
- Preparar las preguntas que se van a plantear y los documentos necesarios (organización).
- Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista.
- Elegir un lugar donde se pueda conducir la entrevista con mayor comodidad.
- Solicitar la cita con la debida anticipación. (planeación)
TIPOS DE PREGUNTAS
- Pregunta abierta o no estructurada
Se obtiene respuestas cualitativas (especificas) y subjetivas (personales).
- Pregunta cerrada o estructurada
Se obtienen respuestas cuantitativas (en cantidad) y concretas (especificas).
ENCUESTA
Técnica para recopilar información tomando una muestra de la población objetiva.
Se obtiene la información sobre las necesidades o preferencias de usuarios o clientes.
Difiere en un censo en donde toda la población es estuduada.las preguntas suelen ser cerradas.
Ejemplo de uso
-Medir las relaciones entre variables demográficas, económicas y sociales.
- Evaluar las estadísticas demográficas como errores, omisiones e inexactitudes.
- Conocer profundamente patrones de las variables demográficas y sus factores asociados como - fecundidad y migraciones determinantes.
- Otorga información suplementaria en relación a la otorgada por los Censos.
- Evaluar periódicamente los resultados de un programa en ejecución.
- Probar la eficiencia de un método antes de aplicarlo al total de la población.
- Saber la opinión del público acerca de un determinado tema.
- Tener en cuenta el margen de error.
Ventajas
- Bajo costo
- Información más exacta (mejor calidad) que la del Censo debido al menor número de empadronadores permite capacitarlos mejor y más selectivamente.
- Es posible introducir métodos científicos objetivos de medición para corregir errores.
- Mayor rapidez en la obtención de resultados.
- Técnica más utilizada y que permite obtener información de casi cualquier tipo de población.
- Permite obtener información sobre hechos pasados de los encuestados.
- Gran capacidad para estandarizar datos, lo que permite su tratamiento informático y el análisis estadístico.
- Relativamente barata para la información que se obtiene con ello.
- Te ayuda a conocer lo que quisieras conocer de la persona o personas encuestadas.
Desventajas
- El planeamiento y ejecución de la investigación suele ser más complejo que si se realizara por censo.
- Requiere para su diseño de profesionales con buenos conocimientos de teoría y habilidad en su aplicación.
- Hay un mayor riesgo.
- Un mal entrenamiento al personal puede inferir en la encuesta.
- Los encuestados no sean sinceros en la contestación de las preguntas.
- Gastos excesivos al hacer una mala creación de la encuesta.
OBSERVACION
Permite al analista determinar ¿que se está haciendo?, ¿cómo se está haciendo?, ¿quién lo hace?, ¿cuando se lleva a cabo?, ¿cuánto tiempo toma?, ¿donde se hace? , y ¿por qué se hace?
Tipos
- Sin ser detectados
- Siendo detectados sin intervenir
- Observar, intervenir o interactuar con la persona observada.
Determinar y definir aquello que va a observarse estimar el tiempo necesario de observación obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
SESION DE GRUPO
Consiste en reunir a todos los participantes del proyecto para generar alternativas de solución ante un determinado problema.
La lluvia de ideas es una de los temas más utilizados en estos casos es desde cada miembro hace sus aportaciones y al final se decide por votación cuales serán las alternativas más adecuadas frente al problema planteado
c. Instrumento
Son los documentos soporte para registrar para registrar ola información recolectada.
Dependiendo de la técnica empleada se usara uno u otro instrumento.
Permiten hacer un mejor análisis de la información con fines estadísticos o para tener decisiones.
Instrumentos de recolección
Cuestionarios
La encuesta se realiza para siempre en función de un cuestionario, siendo éste por tanto, el documento básico para obtener la información en la gran mayoría de las investigaciones y estudios de mercado. El cuestionario es un documento formado por un conjunto de preguntas que deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas, secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificación, con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información que se precisa.
Un cuestionario deberá incluir preguntas de distintos tipos en función del planteamiento del mismo y del tema a investigar, así puede haber:
- Preguntas abiertas: Son preguntas en las que se permite al encuestado cualquier respuesta. Con estas preguntas puede obtenerse una mayor riqueza de detalle en las contestaciones, pero tienen el inconveniente de ser difíciles de tabular las respuestas.
- Preguntas cerradas: Son preguntas en las que sólo se permite contestar mediante una serie cerrada de alternativas. Con estas preguntas puede perderse riqueza en la información pero su cuantificación es fácil.
- Preguntas semi-abiertas (o semi-cerradas): Son preguntas de características intermedias entre los dos tipos anteriores, que intentan no perder nunca mucha riqueza de información a costa de perder algo de facilidad en la tabulación de las respuestas.
- Preguntas en batería: Son aquellas que se planifican para realizarlas secuencialmente en función de la respuesta dada a la pregunta de la secuencia anterior. Su objetivo es profundizar en una información siguiendo el hilo de las sucesivas repuestas.
- Preguntas de evaluación: Son preguntas dirigidas a obtener del entrevistado información sobre cómo valora una serie de cosas o aspectos. Pueden proporcionar una valoración de carácter numérico o una valoración de carácter cualitativo.
- Preguntas introductoras o motivadoras: Son las que se realizan al principio de la entrevista y que tienen como objetivo despertar el interés de la persona que se va a entrevistar, intentando motivarle y predisponerle favorablemente para la realización del cuestionario. Las repuestas a estas preguntas generalmente, no se tienen en cuenta ya que en la mayoría de los casos su único objetivo es facilitar la entrevista.
Listas de chequeo
- Grabadora de sonidos
- Video grabadora
- Cámara fotográfica
d. Modalidad
Es una forma que nos permite la debida recolección de datos, se clasifica en:
- Presencial: es cuando realizamos personalmente entrevistas privadas, públicas y cuando la observación es directa.
- No presencial: es el tipo de modalidad que se ejecuta a través d entrevistas realizadas por medios como: una llamada telefónica, vía internet, por la web (formularios electrónicos)y finalizando con la observación indirecta que se obtiene por medio de una cámara-video.
2. Los Informes
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender aquello que se trata a través del proyecto.
Debido a que todo informe hace alusión a u proyecto en particular y va dirigido a las diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin embargo en términos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o régimen un índice o tabal de concusiones, la bibliografía y los anexos.
a. Concepto
Es la descripción, oral o escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto, si trata en otras palabras de la acción y efecto de informar.
Un informe es algo simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular, por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que le realicen correcciones y modificaciones antes de que este lleve a su etapa final.
b. Estructura (partes que lo conforman)
- Cubierta
- Titulo del informe (si lo hay)
- Numero o código de identificación: el tutor puede implementar un numero o código alfanumérico de identificación
- Portada: de libre diagramación en estética, tamaño de letra, estructura en mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de información y constituye la primera pagina de la información.
- Nombre de la dependencia: área grupo, comité, sucursal, entre otros.
- Nombres de las personas que realizan el informe.
- Tabal de contenido: se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo numero de pagina.
- Numerales: se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen, los títulos que no lleven numeral como introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
- Titulo de cada capítulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial.
- Cuerpo del informe: está conformado por la introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones.
- Firma: el informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde terminan las conclusiones, donde finalizan las recomendaciones, de cuatro a seis renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
- Anexo
- bibliografía
c. Tipos
- Informe formal
Tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institución.
- Monografía
Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado académicamente según un método científico o técnico, es el resultado de esa investigación. Se usa en las escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografía tiene sus propias reglas y estructura que lo diferencia de los demás ejemplos. Posee sus propios pasos, presentación, tipo de letras y márgenes, etc.)
Tesis: Designa la proposición que se mantiene con razonamiento para llegar a una conclusión válida, fundada. Orales: los informes de todo tipo pueden ser escritos, pero también pueden ser orales.
